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Ottava regola dell’organizzazione – Siate selettivi. Imparate a dire di no

“Puoi occupartene tu? Grazie!”. Come se fosse scontato. E voi che pensate “Certo, non so quando, probabilmente stanotte, ma certo brutto…” segue serie di improperi irripetibili in pubblico.

È un problema che affligge molti noi, soprattutto molti freelance, soprattutto donne. È l’incapacità di essere selettivi, di dire di no.

E invece l’ottava regola dell’organizzazione ci insegna proprio questo: a dire di no, a selezionare i nostri impegni perché se scoppiamo non ci sarà rete di sicurezza e andrà in malora anche quello che avremmo potuto tranquillamente gestire.

Essere selettivi ovvero accettare di avere dei limit

Vi confesso un grande segreto: nessuno è perfetto, nemmeno i nostri modelli professionali, nemmeno quella “mamma della scuola” che sembra tenere insieme una carriera luminosa, tre figli sempre in ordine e una casa che non avete mai-e-dico-mai visto in disordine. Nessuno lo è.

Quindi mettete da parte la sensazione di dover essere sempre in prima fila a fare tutto perché, semplicemente, non vi è richiesto. Non è umano e, guarda un po’, voi siete umani.

Il problema del bisogno di perfezione è ancora più grave nei freelance che vivono perennemente pensando che se loro diranno un no rimarranno senza clienti, complici anche clienti che di umano spesso hanno poco e niente e usano tecniche di ricatto morale che manco la nonna quando non le telefoni per una settimana.

Questa è una falsa credenza. I clienti non spariscono in massa perché a uno dite no a fronte di richieste assurde o inconciliabili con gli impegni presi precedenemente.

Se il vostro lavoro è ben fatto, se siete seri, precisi e puntuali, nessuno vi lascerà perché gli dite che la venticinquesima ora in realtà non esiste nelle vostre giornate. Anzi, se saprete indirizzarli verso un professionista di vostra fiducia (che quindi difficilmente vi fregherà il contatto) vi saranno anche grati.

Imparare a darsi delle priorità

Abbiamo già parlato dell’importanza di darci delle priorità quando organizziamo le nostre giornate, ma voglio sottolineare quanto sia utile allenare questa capacità anche per imparare ad essere selettivi e dire di no a tutto quello che ci manderebbe in overbooking.

Non possiamo fare tutto.

[Tweet “Non possiamo fare bene tutto quello che ci viene chiesto se non iniziamo a scegliere cosa fare.”]

Quali criteri utilizzare per selezionare gli impegni? Ognuno ha i suoi ma ecco quelli che uso io:

  1. Emergenza: se mia figlia sta male e devo portarla dal pediatra è un’emergenza. Se il sito di un cliente è in down è un’emergenza. Se c’è un caso di crisi management su una delle pagine che gestisco è un’emergenza. La richiesta di aprire una nuova mail al cliente il sabato mattina non lo è. Non lo è una call sulla sua ultima idea geniale per una nuova rubrica del blog, e non lo è nemmeno rispondere al messaggio dell’utente social che chiede un’informazione perfettamente reperibile sul sito (quest’ultima è classificata “importante ma non urgente” perché agli utenti si risponde sempre). Non parlo nemmeno di cose come le discussioni di lana caprina che si generano sui gruppi scuola-catechismo-allenamento-pinnacolo-compleannodellaproziaCesira perché non sono assolutamente emergenze.
  2. First in first out: ovvero a parità di scadenza chi primo arriva meglio alloggia. Se mi vengono chiesti cinque lavori per mercoledì ma io so che posso accettarne solo quattro (a parità di ritorno economico) io mi do il semplice criterio di rifiutare l’ultima richiesta. “Ma è di quel caro amico/cliente storico/cliente mai visto!”. Allora…parliamone…l’amico se non vi paga aspetta, il cliente storico andrà valutato soprattutto alla luce dell’urgenza della richiesta (se per lui è fondamentale e mi da tanto lavoro ovviamente dormo un paio d’ore in meno ma lo accontento), se è un nuovo cliente spiegherò le mie ragioni chiedendo di rimandare alla prima data utile per me e non proibitiva per lui. Se è intelligente apprezzerà, se non lo è…un problema in meno.
  3. Ritorno economico: ebbene sì, lo confesso, ai soldi ci guardo. Se ho tre cose in ballo, posso farne bene due e una mi porta meno delle altre è a quella che rinuncio. Meglio evitare di fare tutto male rischiando di giocarmi tre clienti invece di uno.
  4. Scadenze: ovviamente quello che deve essere fatto/consegnato per primo ha la priorità.

Non considero (o meglio cerco di non considerare) come metro per stabilire le priorità: velocità del lavoro (se la scadenza è fra una settimana e ho cose più urgenti rimane lì anche se ci metto 5 minuti), simpatia del cliente, pressioni esterne (no mamma, la zia la chiamo un altro giorno!), rigetto per quel tipo di lavoro (ci sono cose che non mi piace fare ma se sono in scaletta si fanno senza buffare).

A voi la parola

Questi sono i modi in cui mi sono educata a dire di no per poter sopravvivere. Continuo a dovermi sforzare nel farlo, continuo ad avere serissimi problemi con la mania di controllo e con il senso di colpa stile spada di Damocle sulla testa, ma sto migliorando.

Quali sono invece i vostri criteri per essere selettivi? Quali risorse mettete in campo?

E tu cosa ne pensi?

One thought on “Ottava regola dell’organizzazione – Siate selettivi. Imparate a dire di no

  1. Ciao Sara,
    condivido in pieno la tua educazione.
    Nel leggere penso a eventuali problematiche che possono sorgere all’interno del team fra le diverse professionalità.
    Alle volte il tempo è la soluzione, altre volte bisogna prendere il toro per le corna, altre volte…
    A te la parola! 🙂

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