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La seconda regola dell’organizzazione: stabilite una routine quotidiana fissa

La prima regola dell’organizzazione ci ha portati a capire come impieghiamo il nostro tempo e soprattutto ad individuare attività prioritarie e attività che ci fanno sprecare tempo. Ora tutte queste informazioni vanno utilizzate per strutturare una routine quotidiana fissa.

Cosa significa? Significa che dobbiamo prendere atto che nella giornata di ognuno di noi ci sono delle attività abituali con cui dobbiamo fare i conti e che stabilendo orari fissi per questi punti fermi potremo ottimizzare i tempi e gestendo al meglio anche le attività extra o la pianificazione generica della giornata.

Quali attività inserire nella nostra routine quotidiana

Prendete le attività che avete analizzato esaminando il vostro tempo e dividetele in:

  1. Attività fisse: rientrano in questo campo i pasti, la palestra, gli impegni di eventuali figli che dovete gestire direttamente, i corsi di aggiornamento periodici e tutto quello che si ripete in modo fisso e periodico
  2. Attività necessarie ma senza orari precisi: leggere le mail, aggiornare i social (nostri o dei clienti), scrivere i post sul blog come da piano editoriale, ecc.
  3. Attività non periodiche: preparare la strategia per il nuovo cliente, il brief per il nostro gruppo di lavoro o le slide per quel nuovo corso. Andranno qui anche le riunioni di lavoro e quelle personali (sì, anche quella della scuola o di condominio)
  4. Attività “futili”: la mezz’ora di cazzeggio sui social, la telefonata all’amica, la partita a angry birds, ecc…

Come inserire i diversi tipi di attività nella nostra routine

Un punto fondamentale della gestione della nostra agenda è di inserire le varie attività con precisione all’interno della nostra giornata.

Partiamo sempre dalle attività fisse, quelle che tanto sono da fare per forza in quell’orario. Inutile girarci intorno: dobbiamo essere consapevoli delle cose irrinunciabili, anche se significa scrivere che ogni martedì e giovedì abbiamo il corso di inglese. “Ma lo so!” non è sufficiente. Scrivilo. Perché solo così saprai quanto tempo “libero” hai il martedì e giovedì.

In seconda battuta collocate in modo preciso le attività necessarie ma senza orari fissi: se devo controllare le mail sarà più efficace fissare tre momenti al giorno piuttosto che rispondere a ogni singola mail sul momento.

All’inizio vi sembrerà una forzatura ma vedrete quanto tempo risparmierete in questo modo.

A questo punto vi ritroverete con tempo non occupato da attività fisse. Cosa farne? Qui vanno collocate tutte le cose che giorno per giorno sappiamo di dover fare…insomma la vita. Il preventivo per il cliente o quel progetto da presentare per la prossima settimana o l’appuntamento con il commercialista.

Provate e vedrete una cosa magica accadere: c’è ancora spazio nelle vostre giornate. Spazio per quel caffè con un amico, spazio per la serie TV che vi appassiona (io sono in fissa con Once Upon A Time al momento) o per una qualunque delle cose che vi fa stare bene.

[Tweet “Scoprirete che gestire il tempo vi lascerà tempo. Tempo per voi.”]

In conclusione: perché non provare?

Non vi chiedo di fidarvi ciecamente, anche perché non credo nei metodi universali ma in poche regole da testare e adattare alle proprie esigenze.

Però vi chiedo di fare una prova, diciamo per una settimana, e poi di dirmi come è andata.

Ci state? Vi va di fare questo test con me?

E tu cosa ne pensi?

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