Sesta regola - Fate una cosa alla volta

Sesta regola dell’organizzazione – Fate una cosa alla volta

 

Questo potrebbe essere un post monoriga: il multitasking è una fregatura.

Ma vediamo di articolare un po’ di più il concetto.

Fate una cosa alla volta o della dispersione di energie

Fare più cose insieme è estremamente stancante perché richiede di tenere l’attenzione su più cose e il nostro cervello consuma un sacco di energie in più.

Pensate a quando state cercando di parlare al telefono e attorno a voi la gente continua a parlare ad alta voce o, ancora peggio, cerca di coinvolgervi in una conversazione. Diventate pazzi vero? Perché non è possibile per il nostro cervello essere attivo su due fronti contemporaneamente in modo efficace. Da qualche parte si perdono pezzi.

E questo sul lavoro è fonte di stress sul momento perché ci rendiamo conto di non essere al massimo dell’efficienza e di star perdendo tempo, ma è anche causa di stress a posteriori quando dovremo sicuramente mettere mano al lavoro fatto per correggere il tiro.

Fate una cosa alla volta o delle priorità

Alle volte mi è capitato di avere persone che mi chiedevano come facessi a spuntare la to do list del giorno in modo completo o quasi.

La mia risposta è sempre la stessa: ho imparato a dare delle priorità alle cose. Ormai è un meccanismo automatico quindi mi basta buttare giù le attività così come mi vengono in mente e riesco comunque a capire subito quali devo svolgere per prime, ma ancora nei momenti peggiori le metto proprio in ordine di importanza imponendomi quella esatta sequenza di svolgimento.

Di solito la replica del mio interlocutore è “Ma per me è tutto urgente!”…non è possibile! Se da qualcosa dipende la riuscita del vostro progetto più importante, quella sarà una priorità no? Se non andate a fare la spesa e a casa avete il frigo vuoto invece potete comunque prendere una pizza quindi il mondo non finirà.

Partiamo dal presupposto che tutto quello che non fa parte della nostra dichiarazione di intenti passa di default a priorità 2. I valori cardine sono a priorità 1. Per tutto il resto usiamo questo schema:

 

 

A questo punto abbiamo un’idea di cosa fare con ogni attività:

Stabilire le priorità organizzazione

  1. Il quadrante “cestino” non ha bisogno di spiegazioni: sono cose inutili, che non ci servono e per quanto fino ad oggi ci siano sembrate essenziali dobbiamo smetterle di farle o almeno relegarle ai ritagli di tempo.
  2. Il quadrante “delega” è chiaro ma difficile per molti: far fare quelle cose ad altri. So che è difficile, ma soprattutto se siete a capo di un team dovete imparare a delegare. Questo vi darà modo anche di valutare i vostri collaboratori, tagliare i rami secchi e capire su chi contare davvero.
  3. Il quadrante “programmazione” contiene quelle attività che anche se saranno rimandate non genereranno danni. Teniamole in una lista separata e vedremo poi come scadenziarle.
  4. Il quadrante “priorità” contiene tutte quelle attività che vanno fatte subito, e su queste dovremo concentrare le nostre energie del giorno.

Queste ultime vanno messe a loro volta in ordine di urgenza e fatte tenendo conto dei momenti di maggiore efficienza per quelle più impegnative o che ci piacciono meno.

Come vedete non è nulla di complicato, ma è questione di disciplina.

E tu cosa ne pensi?

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